Comment mettre en place une complémentaire santé en entreprise ?

Contrat de prévoyance en entreprise : comment le mettre en place ?
Publié le 04.11.2021

En tant que dirigeant, dès l’embauche de votre premier salarié, vous devez mettre en place une mutuelle au sein de votre entreprise. Il existe plusieurs possibilités pour sa mise en place. Avant d’en choisir une, vous devez vérifier vos obligations légales ou conventionnelles mais aussi bien comprendre les besoins de vos salariés. Le budget, le type ou niveau de garantie, les modalités de mise en œuvre : nous vous indiquons les autres principaux points à prendre en compte avant de vous lancer dans la recherche de votre organisme assureur.

La complémentaire santé est-elle obligatoire en entreprise ?

La complémentaire santé est en effet obligatoire dans l’entreprise : vous devez proposer à vos salariés un contrat qui va leur permettre d’obtenir un remboursement complémentaire de tous leurs frais de santé. Cette obligation légale est valable même si votre entreprise compte un seul salarié.

Vous pouvez procéder de trois façons différentes pour la mise en place de la complémentaire santé :

  • Vous déterminez et choisissez seul le niveau et type de garantie et procédez par décision unilatérale de l’employeur (DUE).  Cette solution rapide comporte toutefois un inconvénient : les  salariés présents au moment de la DUE pourront refuser de participer au contrat, ce qui crée une disparité entre les personnes,
  • Vous pouvez également, après avoir choisi la complémentaire santé, consulter vos salariés par référendum sur la base d’un projet détaillant les garanties proposées,
  • La dernière option, souvent la plus efficace dans le temps, est la négociation avec les représentants de vos salariés. Ce dialogue social va vous permettre de bien cerner les besoins des uns et des autres et de définir un cadre précis pour votre future complémentaire santé. Vous signerez donc un accord collectif qui servira de base au contrat avec l’organisme assureur.

Avant de vous lancer, vous devez tout de même vérifier vos obligations conventionnelles. Un certain nombre de branches et secteurs professionnels ont en effet négocié et défini un cadre applicable à toutes les entreprises. Celui-ci prévoit des garanties et prestations qui ont été adaptées aux spécificités de la profession. Si un tel accord existe, vous devez impérativement le respecter.

Bon à savoir

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Comment choisir une mutuelle santé pour ses salariés ?

Si vous n’avez pas d’obligations conventionnelles, vous allez pouvoir définir votre complémentaire santé spécifique. Toutefois vous devez respecter le cadre dit du contrat responsable et solidaire. Celui-ci fixe les règles à appliquer pour toutes les complémentaires santé d’entreprise. Il précise le niveau de remboursement des dépenses de santé : remboursements obligatoires, interdits ou plafonnés de certains frais ou encore taux minimal et maximal de prise en charge.

Le contrat responsable prévoit également l’absence de discrimination. Vous devrez donc prévoir le même type de garanties pour tous vos collaborateurs quels que soient leur âge, leur état de santé mais aussi leur ancienneté ou leur date d’embauche. La nature du contrat de travail, le temps travaillé ou la rémunération ne doivent pas non plus entrer en ligne de compte.

Enfin, le contrat responsable fixe une dernière obligation :  le niveau minimal de la participation de l’employeur à 50 % de la cotisation.

Pour aller plus loin

Toutefois, selon les besoins de vos salariés ou votre budget, vous pouvez évidemment  prévoir des garanties supérieures à celles prévues dans le cadre du contrat responsable. Même chose pour les garanties prévues par la branche. Vous pouvez choisir par exemple, une garantie renforcée en kinésithérapie et ostéopathie parce que vous avez beaucoup de salariés concernés.

De la même manière, il peut être intéressant de proposer à vos salariés des garanties optionnelles ou facultatives en plus du contrat obligatoire. Cette faculté peut également s’appliquer pour la couverture des ayants droit, conjoints et enfant. Chaque salarié pourra ainsi construire la mutuelle qui convient parfaitement à sa consommation de frais de santé.

Pour être sûr de partir sur de bonnes bases de négociations avec l’organisme assureur, et même si vous avez choisi de procéder par DUE, le mieux est d’avoir pu échanger avec vos collaborateurs en amont sur leurs besoins notamment via le Comité social et économique (CSE).

Bon à savoir

Chez Malakoff Humanis, nous innovons sans cesse pour vous offrir toujours plus de protection, pour vous et vos salariés. Nous intégrons systématiquement à nos contrats d’assurance des services et de l’accompagnement social pour améliorer la performance de votre entreprise.

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Comment adhérer à une mutuelle santé en entreprise ?

Vous allez devoir choisir un organisme assureur pour mettre en place votre complémentaire santé obligatoire. Si vous le faites dans le cadre de l’accord de branche, il est possible que celui-ci recommande un ou plusieurs organismes. Vous pouvez les consulter mais vous êtes toujours totalement libre de choisir.

Nous vous conseillons, quelle que soit votre situation, de consulter plusieurs assureurs sur votre projet.

Dans tous les cas, il est important d’avoir déjà listé tous vos besoins et ceux de vos salariés : plus de remboursement de lunettes ? la protection des conjoints et enfants ? les actions de prévention ? Toutes les questions doivent être mises sur la table. C’est une étape de diagnostic indispensable. Elle va vous permettre d’affiner votre projet et de mieux définir votre budget. Vous pourrez ainsi négocier plus facilement le meilleur rapport qualité/prix.

Une fois le contrat négocié et signé avec l’organisme assureur, vous devez informer vos salariés de toutes ses caractéristiques : organisme assureur, garanties, coût, existence d’options, etc.  Les salariés doivent ensuite remplir un bulletin d’affiliation sur lequel ils pourront, selon les modalités du contrat, inscrire leurs ayants droit (conjoint, enfants) et choisir les garanties optionnelles proposées. Ce bulletin sera ensuite transmis à l’organisme assureur pour enregistrement.

Les salariés qui rentrent dans les cas de dispenses prévus dans l’acte de mise en place doivent remplir la déclaration de dispense d’adhésion. C’est à vous de conserver la trace de la demande ainsi que, le cas échéant, de la justification de la dispense.

Lire aussi : Refuser une mutuelle santé obligatoire : existe-t-il des cas de dispenses ?

Enfin, il vous revient de suivre votre contrat et de le faire évoluer au fil du temps et des éventuels nouveaux besoins de vos salariés.

Chez Malakoff Humanis, nous vous proposons l’offre PEPS ECO ACTIVE, une offre santé responsable et modulable. Vous pourrez choisir la couverture santé que vous souhaitez mettre en place pour vos salariés entre 3 gammes de garanties :

  • les Essentielles,
  • les Maîtrisées,
  • les Renforcées.
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