DUE : mise en place des régimes collectifs obligatoires

La DUE permet à l'employeur de personnaliser la mutuelle collective selon les besoins spécifiques de son entreprise, tout en assurant une couverture adéquate pour ses employés. Il n'existe pas de modèle officiel, la rédaction est libre pour chaque entreprise.

En instaurant une couverture santé adaptée, l'employeur crée un environnement de travail sécurisant et bienveillant, favorisant la satisfaction et la fidélisation des salariés. Cela se traduit par une meilleure protection en cas de maladie ou d'accident et améliore la qualité de vie au travail, impactant positivement la productivité et l'engagement des salariés.

La prévoyance peut garantir une sécurité financière aux salariés en cas d’incapacité temporaire ou permanente ou d’invalidité en maintenant toute ou partie de leurs revenus durant cette période. En cas de décès, elle peut permettre le versement d’un capital ou d’une rente aux ayants droit, aidant ainsi les familles à faire face aux conséquences financières d’un accident de la vie.

La DUE en ligne simplifie la gestion des décisions unilatérales de l'employeur.

En quelques clics, vous pouvez générer et recevoir une DUE en format PDF directement dans votre messagerie.*

Pour instaurer un régime collectif santé ou prévoyance, les entreprises bénéficient d’alternatives à la DUE. Elles peuvent :

• négocier un Accord Collectif avec les représentants du personnel ;
• organiser un Référendum d'Entreprise pour un vote direct des salariés ;
• suivre un Accord de Branche spécifique au secteur.

Chaque option varie en termes d'implication des salariés et de flexibilité. Cependant, la DUE se distingue par sa capacité à permettre une mise en place rapide et directe par l'employeur, sans négociation (outre information/consultation des IRP).

La DUE est régie par le Code du Travail et doit respecter certaines conditions pour être valide.

Elle précisera notamment des informations telles que :

• les bénéficiaires du contrat (catégories de salariés couverts par référence aux critères objectifs) ;
• la date de prise d’effet et la durée de la DUE ;
• les garanties et les modalités de leur mise en œuvre ;
• la répartition éventuelle des cotisations entre employeur et salariés (taux facultatif) ;
• les éventuels cas de dispenses d'affiliation ;
• la durée de l’engagement de l’employeur ;
• les niveaux de garanties et taux de remboursement ;
• les cas de maintien des garanties en cas suspension du contrat de travail rémunérée ;
• les modalités de sa remise en cause ou de sa dénonciation ;
• le caractère obligatoire (ou facultatif) de l’affiliation.

L’écrit constatant la décision unilatérale doit également contenir des clauses obligatoires, relatives :

• à la poursuite de la revalorisation des rentes en cours de service en cas de changement d’organisme assureur, en matière de prévoyance (décès, incapacité, invalidité).
• à l’obligation de réexamen lorsque l’acte de formalisation désigne celui ou ceux des organismes recommandés qui garantissent la couverture des risques. La périodicité du réexamen ne peut excéder cinq ans et elle concerne également l’intermédiaire désigné dans l’accord.

Les salariés peuvent être dispensés de la complémentaire santé obligatoire dans des cas définis par la loi. Pour obtenir la dispense, ils doivent remplir un formulaire et fournir les justificatifs correspondants.

Ces cas doivent être clairement indiqués dans la DUE pour informer les salariés de leurs droits et garantir la conformité du régime, évitant ainsi tout risque de litige ou de sanction en cas de contrôle*.

En savoir plus : Complémentaire santé : les salariés peuvent-ils demander une dispense d’affiliation ? | Malakoff Humanis

De plus, la DUE ne doit pas créer de discrimination entre les salariés. Ainsi, il est interdit de définir des catégories de bénéficiaires basées sur l’âge, l'ancienneté, le temps de travail (comme le temps plein ou partiel), ou la nature du contrat de travail (CDD ou CDI).

En savoir plus : Les catégories objectives de vos clients sont-elles objectives ?

Lorsque qu’une DUE s’applique, l’entreprise doit en remettre une copie à chacun de ses salariés et conserver impérativement la preuve de cette remise en cas de contrôle URSSAF.

Modalités de dénonciation de la DUE :

• l’employeur informe les représentants du personnel ;
• l’employeur informe individuellement chaque salarié.

L’employeur doit respecter un délai de prévenance suffisant. En cas de non-conformité de la DUE, l’employeur risque, en cas de contrôle par l’URSSAF, un redressement, pouvant conduire à l’annulation des exonérations de cotisations sociales sur la part patronale finançant le régime santé ou prévoyance concerné.

L'expert-comptable joue un rôle important dans le processus de mise en place et de gestion de la Décision Unilatérale de l'Employeur (DUE) au sein des entreprises. En tant que conseiller et expert en comptabilité, il apporte son expertise dans la compréhension des obligations légales liées à la DUE et assure une mise en conformité rigoureuse avec la réglementation en vigueur.

En coordination avec les collaborateurs spécialisés dans le domaine social, l'expert-comptable guide l'entreprise dans le choix des garanties et des options les mieux adaptées à ses besoins spécifiques, en prenant en compte les contraintes budgétaires et les attentes des salariés.

Cette collaboration permet de bénéficier d'une expertise croisée, combinant les compétences comptables et sociales pour une gestion complète et efficace des régimes collectifs de santé et de prévoyance.

De plus, l'expert-comptable et les collaborateurs du social assistent également l'entreprise dans la rédaction de la DUE, en veillant à ce que toutes les informations requises par le Code du Travail soient correctement mentionnées et que le document soit juridiquement valable. Son rôle est crucial pour garantir que la DUE respecte les normes juridiques et réglementaires en vigueur.

Enfin, tout au long du processus de DUE, ils assurent un suivi régulier de sa conformité et proposent des ajustements si nécessaire. En s'assurant de ces aspects, l'expert-comptable permet à l'entreprise de se concentrer sur son cœur de métier, tout en restant conforme aux exigences légales.

La DUE se présente comme un levier stratégique pour les employeurs souhaitant instaurer ou modifier un régime collectif de santé et de prévoyance au sein de leur entreprise. Sa mise en œuvre doit être menée avec rigueur et en conformité avec le cadre légal, tout en restant attentif aux besoins spécifiques de l'entreprise et de ses salariés. En adoptant une approche proactive et bienveillante dans les domaines de la santé et de la prévoyance, les entreprises peuvent non seulement respecter les obligations légales, mais aussi renforcer leur attractivité et leur responsabilité sociale, créant ainsi un environnement de travail propice au développement et au bien-être de tous.

*la DUE relève de la responsabilité de l’employeur ; Malakoff Humanis n’est pas responsable en cas de non-conformité.