L’entretien de retour d’absence : comment bien le préparer ?

Comment faire face aux absences répétées d’un salarié ?

Longue maladie, congé d’aidant, congé maternité : il arrive qu’un collaborateur s’absente longuement de l’entreprise. A son retour, il est obligatoire de réaliser un entretien de ré-accueil. Un échange qui peut être riche et faciliter la réintégration, à condition d’avoir été bien préparé.

Qui est concerné par l’entretien de retour d’absence ?

Un entretien de retour est obligatoire pour tout salarié après une longue absence (code du travail - Article L6315-1).

Les absences concernées sont : 

  • Le congé de maternité ;
  • Le congé parental d'éducation ; 
  • Le congé de proche aidant ; 
  • Le congé d'adoption ; 
  • Le congé sabbatique ;
  • L’arrêt de travail pour longue maladie ; 
  • Le mandat syndical.

L’entretien est mené par le manager direct de la personne. Son objectif est d’échanger sur tous les sujets qui intéressent le salarié et le manager : de l’organisation du travail aux perspectives de carrières.

Le manager doit donc le préparer avec soin en fonction de la situation de la personne. 

Choisir le bon format et le bon moment

Si le contact a été maintenu avec le salarié pendant son absence : l’entretien peut être assez court. Sinon, il faut prévoir a minima une demi-heure.

Il est préférable de mener cet entretien dès le retour du salarié. Dès le premier jour, si le salarié a pu être informé auparavant. Ou bien dans les quelques jours qui suivent.

La solution idéale ? Conserver le lien pendant l’absence

L’entretien de retour sera beaucoup plus facile à organiser si, durant la période d’absence, le manager a entretenu des contacts réguliers avec le salarié. 

Conserver la relation

Si le salarié est d’accord, le manager peut prendre régulièrement des nouvelles pendant l’absence.  Les discussions seront informelles. L’objectif est que le salarié se sente toujours faire partie du collectif de l’entreprise.

Préparer le retour

Deux à trois semaines avant le retour, le manager peut prendre contact avec le salarié. Ils établissent ensemble un planning de rentrée. C’est le bon moment pour évoquer et éventuellement programmer l’entretien de retour d’absence.

Faire de l’accueil un moment chaleureux

La personne revient peut-être dans un environnement très différent : nouveaux collègues, nouvelle organisation, bureaux modifiés. Le risque d’isolement existe. Le premier jour doit permettre à la personne de se sentir accueillie dans l’équipe. Pourquoi ne pas organiser un petit déjeuner de retour ?

Comment mener l’entretien ?

Le maître mot : l’écoute

Le salarié de retour dans l’entreprise peut avoir des interrogations. Le manager doit être particulièrement attentif à ce qu’il puisse les exprimer. Il peut même l’encourager. C’est le moment de se projeter ensemble sur le poste et ses évolutions. Les envies de changement, les besoins de formations peuvent être abordés.

Communiquer sur l’entreprise

Il a pu se passer beaucoup de choses pendant l’absence du salarié ! Où en est l’organisation ? ou en sont les dossiers ?  Le manager a tout intérêt à effectuer un état des lieux complets du service et de l’entreprise. Un accent particulier sera mis sur les projets qui impliquent la personne afin qu’elle soit rassurée sur son rôle et sa place.

Evaluer correctement les missions

Le sujet des horaires ou de l’aménagement du poste de travail est évoqué avant le retour. C’est le cas notamment des retours en mi-temps thérapeutiques. Le besoin de reprise en douceur s’exprime parfois au cours de l’entretien. Dans ce cas, le manager pourra proposer un allégement de la charge de travail pour laisser le temps au collaborateur de reprendre ses marques.

Après l’entretien, accompagner le retour dans la durée

L’entretien permet d’évoquer tous les sujets au jour J. Cependant le retour ne se joue pas sur la seule première semaine. Il faut souvent un peu de temps au salarié, à l’équipe et au manager pour s’adapter.

D'autres entretiens peuvent donc être programmés. Ils permettront de garder un œil vigilant sur d’éventuelles difficultés et éviter des absences liées aux conditions de travail.

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