Contrat collectif : les démarches pour affilier ou radier un salarié

Contrat collectif : les démarches pour affilier ou radier un salarié

En tant que dirigeant d'entreprise, vous avez souscrit une complémentaire collective santé et/ou prévoyance pour protéger vos salariés. Mais connaissez-vous les formalités à accomplir pour affilier ou radier l'un d'eux ? Explications.

Affiliation d’un salarié à la complémentaire et la prévoyance d’entreprise : comment procéder ?

Au moment de son embauche, vous devez informer votre nouveau collaborateur des contrats de complémentaire santé et prévoyance en vigueur dans votre entreprise. Il vous revient également de centraliser l'ensemble des documents nécessaires à l’affiliation de vos salariés.

Pour être affilié, votre collaborateur doit remplir une déclaration d'affiliation à laquelle doivent être joints différents documents :   

  • son attestation de carte Vitale pour lui et celle de chaque membre de la famille bénéficiant du contrat (selon les dispositions prévues au contrat santé) ;
  • un relevé d'identité bancaire (RIB).

Selon la nature du contrat et sa situation, votre salarié devra également joindre :

  • les photocopies des certificats de scolarité pour ses enfants de plus de 16 ans ou tout document justifiant leur situation  ;
  • son attestation de PACS ;
  • son certificat de concubinage ;
  • le certificat de radiation de son ancienne mutuelle, daté de moins de 3 mois si le contrat santé prévoit un délai de carence.

Une fois ces documents rassemblés, c’est à vous, employeur, qu’il revient de les transmettre à l'organisme assureur du contrat.


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En cas de changement de statut d’un salarié

En cas de changement de statut socio-professionnel d’un salarié au sein de votre entreprise, son régime de protection sociale peut également être modifié. Par exemple, si l’un de vos salariés passe au statut de cadre, il doit obligatoirement bénéficier d’une couverture prévoyance. Vous devez dans ce cas vous charger de l’ensemble des démarches auprès de l’organisme d’assurance.

Radiation d’un salarié du contrat collectif : comment déclarer cette modification ?

Lorsqu'un collaborateur quitte votre entreprise, l’adhésion au contrat collectif santé et/ou prévoyance dont il bénéficiait est résiliée de plein droit. Vous devez informer votre organisme complémentaire de ce départ par écrit, dans les plus brefs délais. De son côté, votre ancien salarié doit remettre sa carte de tiers payant à la mutuelle pour clôturer son dossier santé et cesser les remboursements.

Attention, selon le motif de départ de votre salarié et dans le cadre de la portabilité des droits santé et prévoyance, vous pouvez être tenu de maintenir les garanties dont votre salarié bénéficiait au moment de la rupture du contrat de travail, et ce, à titre gratuit.


Vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les formalités d’affiliation, de radiation ou de changement de statut d’un salarié au contrat santé et/ou prévoyance de l’entreprise ?

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